1. Trách nhiệm của cơ quan BHXH
1.1. Chi TCTN
1.1.1 Phòng KHTC
a) Tiếp nhận Danh sách chi trả do Phòng Chế độ BHXH lập và mẫu số C73-HD do Bưu điện tỉnh lập để làm căn cứ chuyển kinh phí cho Bưu điện tỉnh làm 2 đợt/tháng theo đề nghị tạm ứng của cơ quan Bưu điện. Khi chuyển kinh phí phải đối trừ số kinh phí đã chuyển cho cơ quan bưu điện còn dư tháng trước trên Bảng thanh toán C74a-HD với Danh sách 72b-HD. Trường hợp số tiền ứng không đủ, cơ quan Bưu điện làm đề nghị tạm ứng nêu rõ lý do để cơ quan BHXH có căn cứ cấp ứng bổ sung; tiếp nhận Thông báo C12-TS từ Phòng Quản lý Thu để theo dõi ghi thu, ghi chi số tiền đóng BHYT.
b) Chuyển danh sách chi bằng tiền mặt theo mẫu số C72b-HD cho Bưu điện tỉnh để tổ chức chi trả TCTN cho người lao động qua hệ thống bưu điện theo Hợp đồng đã ký theo đúng ngày chi trả ghi trong danh sách.
Ngay sau khi chuyển Danh sách, Hệ thống tự động nhắn tin đến từng người trong danh sách chi trả TCTN thông báo về ngày bắt đầu chi trả và địa điểm chi trả của tháng hưởng TCTN với người hưởng TCTN.
c) Chi qua tài khoản cá nhân của người lao động: Đối với tháng đầu tiên, chuyển tiền ngay khi nhận được danh sách chi trả. Từ tháng hưởng trợ cấp thứ hai, chuyển tiền trong vòng 05 ngày kể từ ngày bắt đầu chi trả ghi tại cột số 1 Danh sách C72b-HD
d) Căn cứ chứng từ thu phí phát hành thẻ ATM lần đầu của ngân hàng để thực hiện thanh toán cho người hưởng TCTN.
đ) Quyết toán
đ1) Hướng dẫn cơ quan bưu điện lưu trữ Danh sách chi trả bằng tiền mặt và Giấy nhận tiền mẫu số C95-HD có chữ ký của người hưởng do cơ quan bưu điện chi trả theo đúng quy định của pháp luật. Ngày 05 hàng tháng lập Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD gửi cơ quan BHXH.
Ngày 05 tháng sau, căn cứ hồ sơ điện tử do cơ quan bưu điện lập và chuyển đến, gồm: Người hưởng chưa nhận các chế độ TCTN từ ngày 01 đến ngày cuối cùng tháng trước (trên Danh sách chi trả tháng đầu tiên và Danh sách chi trả từ tháng thứ 2 trở đi) theo Danh sách 7c-CBH, Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD.
Trường hợp số liệu có chênh lệch, thực hiện chuyển trả và phối hợp với bưu điện tỉnh rà soát lại số liệu.
Trường hợp số liệu khớp đúng, thực hiện xác nhận trên Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD.
Khi quyết toán xong, lập Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD gửi: Bưu điện tỉnh 01 bản, gửi BHXH huyện 01 bản để BHXH huyện ghi chi và tổng hợp vào các mẫu báo cáo trên địa bàn huyện.
đ2) Xây dựng kế hoạch, định kỳ tổ chức kiểm tra, đối chiếu số phải chi, đã chi, chưa chi giữa chứng từ lưu tại cơ quan bưu điện hồ sơ quyết toán cơ quan Bưu điện gửi cơ quan BHXH.
đ3) Hướng dẫn cơ quan bưu điện căn cứ danh sách C72b-HD tiếp tục chi trả TCTN đối với người hưởng trong thời gian quyết toán với cơ quan BHXH.
e) Căn cứ Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD và Giấy thanh toán mẫu số C67-HD của Bưu điện tỉnh để thanh toán chi phí chi trả TCTN cho Bưu điện tỉnh.
g) Lập Danh sách C75-HD, vào sổ chi tiết theo dõi thu hồi của từng đối tượng theo quy định.
Hàng tháng, lập báo cáo tổng hợp chi BHTN theo mẫu số 4-CBH của toàn tỉnh chuyển Phòng Chế độ BHXH.
1.1.2. Bộ phận KHTC
Hàng tháng, lập báo cáo tổng hợp chi BHTN theo mẫu số 4-CBH trên địa bàn huyện quản lý và gửi Bộ phận Chế độ BHXH.
1.2. Chi hỗ trợ học nghề
Phòng KHTC: Hằng tháng, căn cứ Danh sách 87b-HD, chuyển trả kinh phí hỗ trợ học nghề vào tài khoản cho từng Cơ sở đào tạo nghề trong thời gian 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Danh sách 87b-HD.
Ngay sau khi chuyển tiền, Hệ thống tự động nhắn tin đến từng người trong danh sách hỗ trợ học nghề thông báo đã chuyển tiền cho Cơ sở đào tạo nghề về việc đào tạo nghề đối với người hưởng hỗ trợ học nghề.
1.3. Chi hỗ trợ ĐTKNN
1.3.1. Phòng KHTC
a) Căn cứ dữ liệu hưởng BHTN đã được Phòng Chế độ BHXH nhập trên Hệ thống, cấp kinh phí cho BHXH huyện hoặc hướng dẫn đơn vị SDLĐ lập Giấy đề nghị tạm ứng mẫu số C91-HD; tạm ứng kinh phí theo quy định chuyển vào tài khoản cho đơn vị SDLĐ trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày BHXH tỉnh nhận được quyết định;
b) Căn cứ Bảng thanh toán mẫu số C93-HD do Phòng Chế độ BHXH lập, chuyển tiền thanh toán cho đơn vị SDLĐ trong vòng 05 ngày làm việc.
1.3.2. Bộ phận KHTC
- Căn cứ dữ liệu hưởng BHTN đã được Phòng Chế độ BHXH nhập trên Hệ thống, hướng dẫn đơn vị SDLĐ lập Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu số C91-HD); thực hiện tạm ứng kinh phí theo quy định chuyển vào tài khoản cho đơn vị SDLĐ trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định;
- Căn cứ Bảng thanh toán mẫu số C93-HD để thanh toán cho đơn vị SDLĐ trong vòng 05 ngày làm việc.
2. Trách nhiệm của cơ quan Bưu điện:
- Tiếp nhận danh sách, kinh phí; tổ chức chi trả, thực hiện chế độ báo cáo và thanh quyết toán theo quy định của BHXH Việt Nam.
- Tổ chức thực hiện lưu trữ, Danh sách chi trả bằng tiền mặt và Giấy nhận tiền C95-HD có chữ ký của người hưởng do cơ quan bưu điện chi trả theo đúng quy định của pháp luật. Căn cứ chứng từ gốc để lập, ký chữ ký số chuyển qua dữ liệu điện tử gửi cơ quan BHXH hồ sơ, chứng từ quyết toán: Danh sách 7c-CBH, Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác giữa bản điện tử hồ sơ quyết toán gửi cơ quan BHXH với Danh sách chi trả, Giấy nhận tiền có chữ ký người hưởng lưu tại cơ quan bưu điện; có trách nhiệm cung cấp theo yêu cầu của cơ quan BHXH và cơ quan có thẩm quyền.
- Sử dụng chữ ký số trong việc lập hồ sơ điện tử (Danh sách 7c-CBH, Bảng thanh toán mẫu số C74a-HD) chuyển qua dữ liệu điện tử để thực hiện thanh quyết toán với cơ quan BHXH theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Hàng tháng, lập và gửi bản điện tử Danh sách 8-CBH (phần TCTN) đối với các trường hợp chi trả sai đối tượng, sai số tiền so với danh sách do cơ quan BHXH lập (Danh sách C72b-HD và Danh sách 12-CBH).