Điều 3. Một số quy định chung trong giải quyết và chi trả các chế độ BHXH

1. Căn cứ để giải quyết hưởng các chế độ BHXH là sổ BHXH thể hiện quá trình đóng BHXH đồng bộ với cơ sở dữ liệu thu, sổ thẻ đã được quản lý tập trung thống nhất trong cả nước (không bao gồm đối tượng do Bộ Quốc phòng và Bộ Công an quản lý mà không có dữ liệu thu trên cơ sở dữ liệu tập trung của BHXH Việt Nam). Khi giải quyết hưởng các chế độ BHXH phải đối chiếu sổ BHXH với cơ sở dữ liệu thu, sổ thẻ; sổ BHXH được đưa vào lưu trữ theo quy định sau khi đã giải quyết hưởng chế độ hưu trí, tử tuất. Trường hợp đã được giải quyết hưởng BHXH mà việc điều chỉnh, hủy, chấm dứt hưởng BHXH liên quan đến cơ sở dữ liệu thu, sổ thẻ thì trước hết phải điều chỉnh lại cơ sở dữ liệu trên Hệ thống và điều chỉnh lại sổ BHXH; căn cứ cơ sở dữ liệu và sổ BHXH đã được điều chỉnh để thực hiện việc điều chỉnh, hủy, chấm dứt hưởng BHXH theo quy định.

2. Khi giải quyết hưởng BHXH mà hồ sơ, giấy tờ làm căn cứ hưởng các chế độ BHXH do ngành y tế hoặc các ngành khác cấp theo quy định thì phải đối chiếu với cơ sở dữ liệu về khám bệnh, chữa bệnh BHYT; cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu có liên quan khác (nếu có).

3. Việc luân chuyển các quyết định, danh sách, biểu mẫu báo cáo, văn bản trao đổi giữa các bộ phận nghiệp vụ, giữa bộ phận nghiệp vụ đến cán bộ quản lý cấp trên, giữa các cơ quan BHXH phải thực hiện trên Hệ thống phần mềm quản lý và phải lưu giữ trên Hệ thống; việc phê duyệt phải được thực hiện bằng chữ ký số.

4. Trong quá trình giải quyết hưởng và chi trả các chế độ BHXH nếu phát hiện hồ sơ giả, hồ sơ có dấu hiệu gian lận, bất thường, sai sót về nghiệp vụ tại khâu nào thì bộ phận nghiệp vụ tại khâu đó phải báo cáo ngay với Giám đốc BHXH tỉnh/huyện (sau đây gọi tắt là Giám đốc), Giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo xử lý, giải quyết kịp thời theo đúng quy định của pháp luật, nếu không khắc phục kịp thời, đúng quy định thì Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật (Trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì chuyển cơ quan điều tra theo quy định).

5. Trường hợp giải quyết chậm hơn so với thời hạn quy định hoặc không giải quyết thì phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do.

6. Cơ sở dữ liệu đóng - hưởng BHXH của người tham gia, thụ hưởng BHXH được quản lý tập trung, thống nhất tại BHXH Việt Nam (không bao gồm đối tượng do Bộ Quốc phòng và Bộ Công an quản lý) và mọi thông tin liên quan đến đóng - hưởng BHXH khi có thay đổi phải được cập nhật vào Hệ thống kịp thời, đúng quy định.

7. Tổ chức chi trả chế độ BHXH, BHTN

7.1. Chi trả kịp thời, đầy đủ, đúng chế độ, chính sách, đúng người hưởng.

7.2. Cán bộ BHXH, cán bộ chi trả không được ký nhận thay các chế độ BHXH, BHTN của người hưởng.

7.3. Tổ chức làm ĐDCT phải được BHXH Việt Nam ký Hợp đồng dịch vụ chi trả các chế độ BHXH, TCTN và quản lý người hưởng BHXH hàng tháng (Tổ chức làm ĐDCT là TCT Bưu điện).

7.4. TCT Bưu điện phải tổ chức các Điểm chi trả đến cấp xã phù hợp với điều kiện của từng địa phương và thống nhất với cơ quan BHXH. Điểm chi trả có địa chỉ cụ thể, được cập nhật vào Danh mục điểm chi trả trong toàn quốc đăng tải công khai trên Cổng Thông tin điện tử của BHXH Việt Nam. BHXH tỉnh, TCT Bưu điện và cơ quan bưu điện các cấp chịu toàn bộ trách nhiệm khi đơn vị, cá nhân trực thuộc để xảy ra mất tiền trong quá trình vận chuyển và trong khi chi trả dù bất kỳ nguyên nhân chủ quan hay khách quan. Nếu xảy ra rủi ro mất tiền phải có phương án bù đắp ngay để tiếp tục chi trả cho người hưởng đầy đủ, đúng thời gian quy định, không để xảy ra khiếu kiện, gây khó khăn cho người hưởng. Trường hợp chi sai do lỗi của tổ chức làm ĐDCT phải ứng tiền để hoàn trả ngay cho quỹ BHXH trong vòng 02 ngày kể từ ngày phát hiện ra và thực hiện thu hồi số tiền chi trả sai theo quy định.

8. Đối với trường hợp giải quyết không đúng chế độ BHXH do lỗi của cơ quan BHXH dẫn đến chi trả không đúng đối tượng hoặc nhiều hơn mức quy định thì số tiền chi trả sai phải được thu hồi đầy đủ theo nguyên tắc sai sót ở khâu nghiệp vụ nào thì bộ phận và cá nhân thực hiện nghiệp vụ ở khâu đó có trách nhiệm thu hồi; trường hợp không thu hồi được số tiền đã chi trả, thì bộ phận, cá nhân có liên quan để xảy ra sai sót có trách nhiệm bồi hoàn đầy đủ số tiền không thu hồi được theo quy định của pháp luật.

9. BHXH tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, giám sát quá trình giải quyết, chi trả và quản lý người hưởng của cơ quan BHXH huyện, cơ quan Bưu điện, đơn vị SDLĐ, cá nhân, tổ chức liên quan và người hưởng theo Quy định này.

10. Trường hợp giao dịch điện tử thì thực hiện theo Nghị định số 166/2016/NĐ-CP và Quyết định số 838/QĐ-BHXH.

11. Về tiếp nhận hồ sơ:

11.1. Trường hợp hồ sơ giải quyết chế độ BHXH của người lao động do cơ quan nước ngoài cấp thì phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

11.2. Thành phần hồ sơ tại Quy trình này mà không ghi là bản sao thì được hiểu là bản chính; khi tiếp nhận bản sao hồ sơ chưa được chứng thực, công chứng thì viên chức tiếp nhận hồ sơ phải đối chiếu với bản chính, đồng thời xác nhận trên trang nhất của bản sao “đã đối chiếu với bản chính”, ký, ghi rõ họ tên và ngày, tháng, năm xác nhận để trả lại bản chính cho người nộp.

12. Giám đốc BHXH tỉnh căn cứ tình hình thực tế tại địa phương, quy định chi tiết thời hạn thực hiện của từng bộ phận nghiệp vụ đảm bảo không vượt quá thời hạn giải quyết và chi trả được quy định tại Quyết định này. Khuyến khích BHXH các tỉnh áp dụng các giải pháp trong tổ chức thực hiện đẻ giảm hơn nữa thời hạn giải quyết, chi trả các chế độ BHXH, BHTN so với thời hạn tại Quy định này.

13. Cơ quan BHXH các cấp, các tổ chức làm ĐDCT không được quy định thêm các thủ tục hành chính.